最下层抽屉怎幺使用?看成功者维持办公桌整洁获得的3大好处

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最下层抽屉怎幺使用?看成功者维持办公桌整洁获得的3大好处虽然现在越来越多人常在移动中工作,但最后要将工作做归纳整理的地方,还是在自己的办公桌。你有检视过办公桌是否适合工作、对工作效率是否有所影响吗?

虽然现在越来越多人常在移动中工作,但最后要将工作做归纳整理的地方,还是在自己的办公桌。你有检视过办公桌是否适合工作、对工作效率是否有所影响吗?

办公桌是你的工作基地,所有的工作,都是从这里开始的。

首先,请你检查桌子的周遭:

可以自由操作滑鼠吗?

桌下有足够的放脚空间吗?

下班时,桌面是否凈空如飞机跑道?

最下层的抽屉,能否竖立文件?

是否觉得办公桌四周充满“危险”?

结果如何?

有三项以上回答否定的人,最近是否有工作效率降低的状况?

原因或许就出现在你桌子的周遭。

现代上班族几乎人手一台笔电、一支智慧型手机,在移动中工作的人,有逐年增加的趋势。在高铁的列车上、机场大厅里、咖啡厅等地方工作的人,也越来越多了。但是,最后要将工作做归纳整理的地方,还是在“自己的办公桌”。

办公桌可以说是工作的起站,也是工作的终站。想用愉悦的心情启动每一天的工作,就应该要先收拾自己的桌子。

如果你必须花费好大的力气,才能从桌上堆积如山的文件中,找到今天要用的资料,然后才能开始工作。其实光是这样,就让人觉得疲累,更遑论浪费的时间了。

即便你找资料只花了五分钟,但这段时间也足以做完很多的事情了,例如确认电子邮件、看资料等。更何况,如果找不到所需的资料,不是得向厂商再次索取,就是得自己重新製作一次,瞬间你就浪费了2、3个小时。

因此,办公桌上,请务必只放置和“现在正在进行中的工作”有关的东西。只要这幺做,就能大幅提升工作的效率。

整理的第一步,就从收拾桌子开始!只要把桌上收拾乾净,以下三种好处就会接踵而至:

可以集中精神工作。

不需要浪费时间找东西,时间管理改善,工作效率更高。

可以强化办公环境的安全。

如果把重要文件搁在桌上,随时都有可能被别人看见,甚至被偷走。请牢记,整理也是工作危机管理的一环!

最下层抽屉怎幺使用?看成功者维持办公桌整洁获得的3大好处

成功人士这样整理办公桌

稍不留神,桌面就会乱七八糟

一般来说,办公桌会堆满文件、物品,变得凌乱,我认为是因为下面几种心态造成的:

以为办公桌周围的东西,都属于自己所有。

文件、物品不在自己身边,就无法安心工作。

因为文件、物品都还没整理,就下意识的认为身边所有东西,都是自己需要的。

独自归纳、製作完成的文件,即使用的是公司的金钱和时间,却不认为是公司全体员工共有的资产。

讨厌别人打开自己的办公桌抽屉。

觉得要离开座位去拿常用的文件很麻烦。

如同我在前面说的,对上班族来说,办公桌就是工作的出发点。如果桌上堆满了文件、物品,找个东西还得耗费时间翻箱倒柜,工作的品质势必低落。

工作能力强的人,桌子周遭一定整理得乾乾净净。在顾客的眼里,这种人“工作迅速又确实”。

会整理自己脑袋的人,自然会把整理的本事,反映在办公桌上;反之亦然,会整理办公桌、整顿工作环境的人,自然就会整理自己的脑袋。

整理是工作的基本动作,只要养成习惯,种种好处自然会反映在工作成果上,而且会进一步感染整个职场,让所有同仁都顺利使用共有的资讯和物品。

解决办法:设置“暂置文件”区

整理的心理障碍,除了“捨不得”、“犹豫”之外,还有“姑且、暂时”的心态,例如:“暂时先放在桌上吧!”、“姑且先放在抽屉里吧!”

但是,这些想法都是表里不一的。因为随着时间过去,一旦记忆开始模糊,就会因为想不起“东西在哪里”,而开始“寻宝”了,要是和其他资料或文件混在一起,就更找不到了。

对上班族来说,遗失、找不到文件或资料,是莫大的耻辱。尤其是正在处理的相关文件,或是打算找时间着手而就此搁置的文件,最容易遗失,大家一定要格外留意。

现在,我就要介绍一种最适合保管这类资料、文件的方法,就是用透明文件夹、个人档案夹、档案箱,来保管这些“暂置文件”、“未处理资料”。

简单来说,就是设置一块“只要找这里,就一定可以找到与眼前工作相关资料”的区域。

这块区域与其说是收纳,更像是一种“投入”至箱中、档案夹中的感觉。只要这幺做,就不怕找不到东西,我可以保证,你在60秒之内,一定可以找到需要的东西。

“暂置文件”原则上一人以一箱为限(也可以是一个资料夹或档案夹),箱子外头写上个人名字。

绝对不要把暂置文件放入自己的抽屉,因为这些文件是职场所有员工的共同财产,除了本人,如有必要,谁都可以打开箱子。只要这幺做,就算当事人不在,也不会为了找资料而让办公室乱成一团。

早上到了公司,从最靠近自己的保管架上,拿出自己的“暂置文件”放在自己的桌上,外出或下班时,再放回原位就可以了。如果要放入公事包里带着移动,就放入透明文件夹或档案夹。只要这幺做,随时随地都可以工作。

如此一来,你就可以缩短工作时间,加快工作速度。

最下层抽屉怎幺使用?看成功者维持办公桌整洁获得的3大好处

成功人士这样整理办公桌

最下层抽屉,能力强的人怎幺使用?

个人办公桌最下层的抽屉,通常都用来放置体积比较庞大的东西。原则上,我希望这个抽屉只收纳工作上的参考资料及私人物品。

最下层的抽屉一般都可以竖立A4大小的文件,因此,这个抽屉用来归纳并保管工作上的文件、资料最有效率。

要把档案夹、透明文件夹立放在抽屉里并不容易,所以不妨使用“文件箱”并排文件。

最下层的大抽屉,大概从前面到后面,可以放四到五个文件箱,而且,文件箱的排列方式也是有诀窍的。

这个诀窍就是:不要把五个文件箱乖乖从前面排到后面,而是前后各一个,从左到右放三个。

最下层抽屉怎幺使用?看成功者维持办公桌整洁获得的3大好处

成功人士这样整理办公桌

将文件箱横排的优点是,坐着就可以把文件拿出来。只要将椅子朝抽屉的方向转,正面面对文件、资料,不需要将抽屉拉开到底就可以拿到需要的东西了。也就是说,文件箱这样排列,收纳或拿取文件都很方便。

要把资料放回去时,一定要放回原来的文件箱里。靠自己最近的那个文件箱,请放使用频率最高的文件。只要在这方面稍微下点工夫,就可以加快寻找文件的速度。

至于最难使用的抽屉深处,则可以收纳难以割捨、想暂时保管的资料,或者是重要、却很少使用的东西。

由上往下的第二层抽屉,可以放六个装小东西的盒子(深21公分、宽10公分、高12公分)。盒子的大小正好可以放传票、书籍(按:这个高度可以立着收纳日本的文库本,但无法立放台湾常见尺寸的书籍)。这种小盒子除了方便拿取东西,也可以让使用者有效运用收纳空间。书籍请记得放在抽屉的正中间位置。

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成功人士这样整理办公桌